Ventajas de trabajar en la nube en tu empresa
Trabajar en la nube implica usar herramientas y aplicaciones que guardan los datos de manera remota y segura, permitiendo el acceso y el trabajo con los mismos desde cualquier lugar.
Antes, esa manera de trabajar y organizar un negocio solo estaba al alcance de las grandes empresas, sin embargo hoy, es todo lo contrario.
Con la tecnología madura, el bajo coste que supone (una de las ventajas que veremos) y la posibilidad de acceder a una conexión a Internet prácticamente en cualquier lugar, cualquier clase de negocio puede aprovechar las principales ventajas de trabajar en la nube.
¿Y cuáles son estas?
1. Mejora de la organización y gestión en general
Con toda la información importante centralizada, accesible desde cualquier lugar, y coordinada entre los distintos departamentos de la empresa (clientes, ventas, administración, etc), la organización de la empresa mejora.
La versión más actualizada de cualquier información importante está accesible en cualquier momento gracias a la nube. Así, no hay más confusión con archivos duplicados, documentos que no se sabe si están obsoletos o datos para tomar decisiones que no son los más recientes.
2. Reducción de costes
Trabajar en la nube es, probablemente, el método más eficiente en cuanto a coste, mantenimiento y actualización. No hace falta infraestructura tecnológica propia en cuanto a servidores, mantenimiento de los mismos por personal especializado, gasto de energía…
Hoy día, trabajando en la nube, los costes en IT se reducen, permitiendo acceder a tecnología cada vez más moderna.
La mayoría de empresas no se puede permitir crear una infraestructura propia, igual de rápida y eficiente, para aprovechar las ventajas de trabajar así.
3. Mejora del trabajo, tanto individual como en equipo
No solo cualquier persona ve mejorar su trabajo gracias a poder acceder desde cualquier sitio a lo que estuviera haciendo, sino que, sobre todo, las ventajas de trabajar en la nube se aprecian cuando ese trabajo es en equipo.
Dichos equipos, e incluso departamentos enteros, pueden actuar juntos y coordinarse sin necesidad de estar en el mismo lugar, e incluso en el mismo país.
Cualquier edición o actualización de la información es instantánea, la comunicación es más fluida y cualquier confusión sobre archivos o versiones se elimina trabajando en la nube.
4. Mayor competitividad
Todo lo que hemos visto sobre mejoras en el trabajo se traduce en un aumento global de la competitividad y productividad de la empresa. Cuanto antes comencemos nuestra transformación digital, antes podremos sacarle partido a la red en beneficio de nuestros intereses empresariales.
Además, se puede contratar y trabajar con el talento más adecuado, esté donde esté y de formas más allá de las tradicionales, como las presenciales en la sede física de la empresa.
5. Despliegue rápido
Empezar a trabajar en la nube se puede hacer muy rápido. Una vez tomada la decisión, un sistema entero puede ser funcional incluso en minutos, tras darse de alta y dar de alta a los usuarios necesarios.
Por supuesto, eso depende del sistema concreto que se vaya a utilizar y las necesidades de la empresa. Uno puede empezar en minutos con un nuevo CRM como Omnium, por ejemplo y, sobre todo, la necesidad de comprar hardware, configurarlo e instalar un software que funcione son cosa del pasado.
6. Mejor recuperación ante desastres
Otra ventaja de trabajar en la nube es que, al estar guardados allí los datos, hacer copias de seguridad y restaurarlas es muy sencillo.
Y si algún ordenador se estropea, no pasa nada ni hay riesgo de pérdida de datos importantes. Simplemente consigues otro dispositivo y puedes continuar por donde lo dejaste.
7. Mayor seguridad
Si se elige bien el proveedor, nuestros datos se almacenan con toda la seguridad necesaria, además de tener configurados sistemas que hacen del intercambio de datos algo encriptado y seguro.
Esa seguridad sería algo que, si tuviera que mantener la empresa, precisaría también de conocimiento y personal especializado.
Cómo empezar a trabajar en la nube en una empresa
La clave para el éxito a la hora de trabajar en la nube es tener claras las verdaderas necesidades de la empresa y empezar poco a poco.
Si intentamos trasladar a la nube todo a la vez, desde administración hasta la parte comercial, es posible que el cambio sea demasiado grande como para ser efectivo.
De nada sirven innovaciones positivas que no se acaban utilizando en el día a día, por eso la adopción debe ser gradual.
¿Por dónde empezar a trabajar en la nube?
En general, el negocio debe empezar por las actividades más importantes que, en cualquier actividad, son las relacionadas con las ventas y los clientes.
Ahí es donde vamos a ver mayor efecto directo de ese aumento de la productividad, la capacidad de trabajo y el acceso óptimo a información de mayor calidad. En el contexto actual, todo eso es crucial para cerrar ventas.
Esto implica, en la práctica, empezar por adoptar un CRM o sistema de gestión de la relación con clientes en la nube, que pueda usar todo el equipo comercial.
A partir de ahí, la empresa puede pasar a otras partes importantes. Por ejemplo, la mejora de las comunicaciones utilizando herramientas de colaboración y mensajería, como podría ser Slack. No en vano es una de las aplicaciones con mayor crecimiento, debido a cómo ha mejorado la comunicación dentro de las empresas.
Después de empezar a trabajar en la nube con clientes y comunicación, el siguiente paso podría ser mantener la información de la empresa guardada y protegida de manera segura en la nube. De esa manera todo el mundo pueda acceder a documentos y datos que precise (cada uno, por supuesto, según el nivel que le corresponda y los permisos que se le asignen).
Adoptando las medidas necesarias de copia de seguridad y acceso, la información centralizada mejorará enormemente el modo de trabajo de cualquier negocio, no importa su tamaño o a lo que se dedique.
A partir de ahí, otras labores, como administración y finanzas, o las relacionadas con producción, pueden ser derivadas también para trabajar en la nube, al menos en parte y si la naturaleza la empresa lo hace aconsejable.
En definitiva y como vemos, la nube está formando parte del modo de trabajo de la mayoría de empresas. No solo tiene las ventajas que hemos visto, es que aquellas que no la adoptan compiten en inferioridad de condiciones.
En un entorno donde la rapidez y la información son cada vez más importantes para cerrar ventas, no adoptar estos modos de trabajo empeora los resultados de una empresa.
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